Perusahaan Yang Melakukan Analisis TSI

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS DI KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA BERENCANA)

Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana (KPPKB) Kabupaten Kepulauan Anambas merupakan unsur pendukung tugas Bupati di bidang pemberdayaan perempuan dan keluarga berencana. Dalam mejalankan tugas dan fungsinya KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas berpedoman pada visi dan misi yang telah dirumuskan ke dalam Dokumen Rencana Strategis Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana 2011-2015. Berdasarkan permasalahan, isu strategis dan memperhatikan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka terdapat strategi dan kebijakan jangka menengah yang diantaranya memerlukan teknologi dan sistem informasi agar dapat membantu pencapaian yang lebih optimal. Kebutuhan akan teknologi dan sistem informasi dipandang perlu karena pada saat ini hampir semua kegiatan yang dilakukan di KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas masih dilakukan secara konvensional yang berakibat pada tidak optimalnya pencapaian target dan kinerja. Pencapaian sasaran dan kinerja yang tidak optimal pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas disebabkan oleh berbagai masalah yang dihadapi di setiap bidang pekerjaan yaitu dari manajemen, sumber daya manusia, aset, perencanaan, data dan informasi sampai pengelolaan administrasi. Dari permasalahan yang telah diketahui di atas, maka solusi yang bisa diberikan adalah perlu dibuat analisis perencanaan strategis system informasi untuk KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yang nantinya dapat memberikan suatu gambaran yang lebih jelas mengenai perencanaan strategis untuk sistem informasi yang dapat mendukung pencapaian sasaran dan kinerja KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yang lebih optimal di masa yang akan datang.

METODE WARD AND PEPPARD

Model perencanaan versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta adanya pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif sebuah organisasi. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategi SI/TI hanya berfokus pada teknologi dan bukan berdasar kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2003). Tahapan masukan terdiri dari analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan analisis lingkungan SI/TI eksternal. Tahapan keluaran terdiri dari strategi SI bisnis, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI.

METODE ANALISIS

Pendekatan dalam penelitian ini berdasarkan pada pendekatan yang dikemukakan oleh Ward & Peppard

(Strategic Planning for Information Systems, 2003) dengan menggunakan beberapa metode analisis, yaitu Analisis PEST, SWOT, CSF, Value Chain, dan McFarlan Strategic Grid.

ANALISIS PEST

Analisis PEST (Political, Economic, Social, Technological) merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal yang dapat mempengaruhi proses bisnis dalam organisasi. Faktor-faktor analisis ini dapat mengarahkan organisasi pada peluang bisnis ataupun mengidentifikasikan ancaman potensial sehingga dapat dilakukan upaya mengurangi efek dari acaman tersebut. Faktorfaktor eksternal yang dianalisis adalah dari factor politik, ekonomi, sosial dan teknologi.

ANALISIS SWOT

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan (Rangkuti, 2014).

VALUE CHAIN

Analisis Value Chain untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja (Maryani & Darudiato, 2010), secara diagram value chain dapat terlihat seperti gambar dibawah ini :

CRITICAL SUCCESS FACTORS (CSFs)

Analisis CSFs merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSFs dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSFs adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSFs dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi sistem informasi yang dimiliki, memfokuskan proses perencanaan strategis system informasi pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi sistem informasi dan mengevaluasi strategi sistem informasi (Widyaningsih, 2012), seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

McFARLAN STRATEGIC GRID

McFarlan Strategic Grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangan dimasa mendatang (Ward & Griffiths, 1996), keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

METODE PENELITIAN

Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari langkah-langkah berikut:

1.      Pendahuluan

Dilakukan studi pustaka dengan mencari literature atau sumber-sumber pustaka pendukung penelitian yang mampu memberikan informasi yang memadai dalam menyelesaikan penelitian serta membantu mempertegas teoriteori yang ada.

2.      Pengumpulan data dan informasi

Melakukan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap suatu objek yang akan diteliti terkait permasalahan yang akan dibahas. Melakukan Tanya jawab secara lisan dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan informasi tambahan.

3.      Pemahaman situasi dan kebutuhan

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengetahui secara utuh gambaran keadaan proses bisnis dan SI/TI yang ada saat ini. Selain itu juga harus memahami arah dan kebijakan serta rencana strategis yang akan diambil oleh KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas untuk masa yang akan datang. Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap lingkungan bisnis eksternal, lingkungan bisnis internal, lingkungan bisnis SI/TI eksternal, lingkungan SI/TI internal serta membuat portofolio aplikasi saat ini dengan tools analisis PEST, SWOT, CSFs, Value Chain, dan McFarlan Strategic Grid.

4.      Penyusunan dan penelitian perencanaan strategi SI

Pada tahapan ini menentukan target dan menyusun strategi SI dari hasil analisis yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya. Hasil dari tahapan ini adalah rekomendasi strategi SI dalam bentuk portofolio SI.

HASIL DAN PEMBAHASAN ANALISIS LINGKUNGAN BISNIS EKSTERNAL ANALISIS PEST

Pada analisis PEST ditemukan kekuatan eksternal yang mendukung untuk diterapkannya SI/TI dalam proses bisnis KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yang meliputi faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan yang mendukung penggunaan SI/TI yaitu INPRES Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Kabupaten Kepulauan Anambas merupakan daerah yang memiliki potensi yang besar dan sedang meningkatkan infrastruktur untuk kesejahteraan masyarakat. Daerah yang berkembang diikuti meningkatnya permasalahan sosial maka KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas berupaya meningkatkan pelayanan. Untuk meningkatkan pelayanan, pemerintah daerah mulai melirik penggunaan SI/TI.

ANALISIS LINGKUNGAN BISNIS INTERNAL ANALISIS SWOT

Setelah dilakukan analisis SWOT, ditemukan unsur kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan/ancaman yang dihadapi. Kemudian diambil langkah-langkah strategi yang intinya adalah sangat memungkinkan mengembangkan dan menggunakan SI/TI dalam proses bisnis KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas untuk mengatasi kelemahan dan tantangan serta menjawab peluang yang ada.

ANALISIS CSFs

Setelah mendapatkan tujuan KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yang ingin dicapai dari hasil studi pustaka terhadap dokumen rencana strategis KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas, maka dilakukan analisis untuk mencari dan menentukan faktor kunci keberhasilan yang harus diambil dan dilakukan agar tujuan bisa dicapai. Faktor kunci keberhasilan yang ditentukan akan menjadi pertimbangan dalam menentukan SI/TI yang akan dikembangkan untuk mendukung tercapainya tujuan KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas. Karena banyaknya tujuan dan factor kunci keberhasilan yang diambil maka disini hanya memberikan satu contoh faktor kunci keberhasilan yang telah ditetapkan yaitu:

Tujuan KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas :

meningkatkan wawasan tentang pengarusutaan gender kepada 45 pokja dan 30 lembaga dalam 5 tahun. Faktor kunci keberhasilan yang diambil adalah melakukan pelatihan dan sosialisasi kepada aparatur daerah dan masyarakat.

ANALISIS VALUE CHAIN

Setelah dilakukan analisis value chain didapat mana yang menjadi aktifitas utama dan aktifitas pendukung pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas. Aktifitas pendukung pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yaitu aktifitas-aktifitas yang dilakukan pada unit umum dan kepegawaian, keuangan dan program. Aktifitas utama yaitu aktifitas-aktifitas yang dilakukan pada seksi pemberdayaan perempuan dan kesejahteraan, seksi keluarga berencana dan kesehatan reproduksi, seksi perlindungan dan penyuluhan. Aktifitasaktifitas yang teridentifikasi akan menjadi pertimbangan terhadap solusi SI/TI yang akan diambil.

ANALISIS LINGKUNGAN SI/TI EKSTERNAL

Analisis lingkungan SI/TI eksternal berguna untuk mempertimbangkan dan mengambil peluang dari teknologi baru dan mengambil langkah pemanfaatan teknologi untuk mendukung strategis bisnis organisasi di masa yang akan datang. Analisis ini melihat pada trend teknologi SI/TI untuk mengetahui arah perkembangan teknologi mendatang dari sisi perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer.

ANALISIS LINGKUNGAN SI/TI INTERNAL

Analisis lingkungan SI/TI internal mencakup sumber daya SI dalam KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas. Analisis lingkungan SI/TI internal menggunakan analisis Portofolio McFarlan. Analisis ini nantinya akan mengkategorikan apakah sebuah aplikasi masuk dalam kategori high potential, strategic, key operational, atau support sesuai dengan kontribusi pada proses bisnis pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas.

Setelah dilakukan analisis, didapat portofolio aplikasi KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas saat ini sebagai berikut:

Terdapat 4 aplikasi yang saat ini digunakan oleh KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas yaitu 1 terletak pada kuadran strategic dan 3 terletak pada kuadrankey operational.

STRATEGI

Setelah dilakukannya serangkaian analisis maka diambil strategi berupa rekomendasi SI yang bisa dikembangkan untuk membantu mencapai tujuan KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas sebagai berikut:

SI yang telah ada

1.      Situs Web harus sering di-update dan di upgrade dengan fungsi tambahan.

2.      Sistem Informasi SIMDA Keuangan Ver.2.1. lebih dioptimalkan penggunaannya.

3.      Aplikasi Mutakhir Data Keluarga perlu di-update dengan fungsi tambahan

4.      Aplikasi Barang Milik Daerah lebih dioptimalkan penggunaannya.

SI yang dikembangkan di masa yang akan datang

1.      Sistem informasi pengelolaan data dan informasi pemberdayaan perempuan dan kesejahteraan.

2.      Sistem informasi pengelolaan data dan informasi penyuluhan dan perlindungan

3.      Sistem informasi distribusi logistik Alat dan Obat Kontrasepsi (ALOKON)

4.      Sistem informasi pengelolaan data dan pelaporan keluarga berencana dan kesehatan reproduksi

5.      Sistem informasi presensi pegawai dengan menggunakan perangkat pemindai biometric

6.      Sistem informasi tata naskah dinas elektronik

KESIMPULAN

Setelah melakukan proses pengolahan data dan analisis terhadap hasil penelitian di KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas, maka dapat diambil kesimpulan yaitu dengan menggunakan metode Ward and Peppard, dilakukan analisis lingkungan bisnis internal, lingkungan bisnis eksternal, lingkungan SI/TI internal dan lingkungan SI/TI eksternal yang menggunakan tools analisis PEST, SWOT, CFSs, Value Chain dan McFarlan Strategic Grid maka didapat strategi system informasi untuk membantu pencapaian tujuan dan meningkatkan kinerja pada KPPKB Kabupaten Kepulauan Anambas di masa yang akan datang.